n8n, Make oder Zapier: welches Automatisierungstool passt zu deinem Unternehmen?
Ob neue Leads ins CRM wandern, Rechnungen abgelegt werden oder eine KI Anfragen vorsortiert: Hinter den meisten Automatisierungen in kleinen und mittleren Unternehmen steckt eines von drei Tools. Zapier, Make oder n8n. Alle drei verbinden Apps miteinander. Der größte Unterschied liegt aber nicht in der Oberfläche, sondern darin, wie sie abrechnen. Wer das ignoriert, wählt das Tool nach dem ersten Eindruck und zahlt später drauf.
Zapier rechnet pro ausgeführter Aktion ab, Make pro Schritt einschließlich Trigger, n8n pro kompletter Workflow-Ausführung, egal wie viele Schritte sie hat. Zapier ist am schnellsten startklar, Make bietet viel Logik fürs Geld, n8n lohnt sich bei langen Workflows und lässt sich selbst hosten. Entscheide nach Workflow-Länge, Volumen und wer das Ganze später pflegt.
Drei Abrechnungsmodelle im Vergleich
Zapier zählt Tasks. Laut Zapier wird nur abgerechnet, wenn eine Aktion erfolgreich ausgeführt wird. Das Prüfen auf neue Daten im Trigger, Filter und fehlgeschlagene Schritte zählen nicht.
Make zählt Credits. Laut Zapiers Vergleich, also aus Sicht eines Wettbewerbers, verbraucht bei Make jeder Schritt Credits, auch der Trigger, der regelmäßig nach neuen Daten sucht. Die meisten Aktionen kosten einen Credit, manche mehr, etwa bei KI-Nutzung oder großen Dateien. Auch Testläufe verbrauchen Credits.
n8n zählt Ausführungen. Laut Toolradar entspricht eine Ausführung einem kompletten Workflow-Durchlauf, unabhängig davon, wie viele Schritte er enthält. Die Cloud-Version startet laut Toolradar bei 20 Euro im Monat für 2.500 Ausführungen, bei jährlicher Zahlung. Die selbst gehostete Community Edition hat kein Ausführungslimit.
Ein Rechenbeispiel
Nimm einen typischen Lead-Workflow: Ein Formular geht ein, danach folgen fünf Aktionen. Kontakt im CRM anlegen, KI-Zusammenfassung erstellen, Nachricht an den Vertrieb, Bestätigungs-E-Mail, Eintrag in eine Tabelle. Bei 2.000 Leads im Monat ergibt das:
- Zapier: 5 Aktionen mal 2.000 Durchläufe, also 10.000 Tasks.
- Make: 6 Schritte inklusive Trigger mal 2.000, also mindestens 12.000 Credits, dazu der KI-Schritt möglicherweise mit Mehrverbrauch und das regelmäßige Abfragen des Triggers.
- n8n: 2.000 Ausführungen, das passt laut Toolradar in den Starter-Tarif mit 2.500 Ausführungen.
Je länger ein Workflow wird, desto stärker wirkt das Modell von n8n. Bei kurzen Workflows mit ein oder zwei Aktionen schrumpft der Unterschied deutlich. Prüfe aktuelle Preise immer direkt beim Anbieter, sie ändern sich regelmäßig.
Mehr als der Preis: worauf es im Alltag ankommt
- Einstieg: Zapier hat die zugänglichste Oberfläche und sehr viele fertige App-Verbindungen. Für Teams ohne technische Begleitung ist das oft der schnellste Weg.
- Logik: Make zeigt Workflows als visuelle Szenarien mit Verzweigungen, Schleifen und Datenumwandlung. Das ist mächtig, braucht aber etwas Einarbeitung.
- Kontrolle: n8n lässt sich auf eigenen Servern betreiben. Das hilft, wenn Daten das eigene System nicht verlassen sollen. Dafür bist du selbst für Updates, Sicherheit und Verfügbarkeit zuständig. Laut Toolradar brauchen Funktionen wie Single Sign-on und Versionskontrolle auch selbst gehostet eine kostenpflichtige Lizenz.
- Wartung: Die wichtigste Frage ist nicht, wer den Workflow baut, sondern wer ihn in einem Jahr repariert, wenn eine App ihre Schnittstelle ändert.
Welches Tool für wen
- Zapier, wenn du schnell starten willst, wenige kurze Workflows hast und niemand im Team gern technisch tüftelt.
- Make, wenn deine Workflows Logik brauchen und du bereit bist, dich einzuarbeiten.
- n8n, wenn du viele oder lange Workflows hast, Datenhoheit wichtig ist oder du jemanden hast, der einen Server betreuen kann.
Wie wir Automatisierungen planen und umsetzen, die auch nach Monaten noch laufen, beschreiben wir unter KI-Automatisierung.
Häufige Fragen
Kann ich später das Tool wechseln?
Ja, aber Workflows lassen sich nicht einfach exportieren und importieren. Rechne mit einem Neubau. Eine gute Dokumentation der Abläufe macht den Wechsel deutlich leichter.
Ist n8n wirklich kostenlos?
Die selbst gehostete Community Edition hat laut Toolradar kein Ausführungslimit. Kosten entstehen trotzdem: für den Server und für die Zeit, die Betrieb und Updates brauchen.
Welches Tool ist am besten für KI-Workflows?
Alle drei können KI-Modelle einbinden. Achte darauf, wie KI-Schritte abgerechnet werden. Bei Make können sie laut Zapiers Vergleich mehr als einen Credit kosten.
Quellen
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